Recientemente me reuní con un grupo de directivos para discutir formas de mejorar las reuniones. Nuestra meta era descubrir cómo crear un espacio en el que la gente anhele estar. Una historia destacó.
Mi colega describió una época en la que era un joven ingeniero y trabajaba en muchos equipos de proyecto en una fábrica manufacturera. Él dijo: “Josh, mi gerente, nos llevaría a todos a comer pizza cuando llegaba a la fábrica, y tendríamos una reunión ‘sin secretos’. Josh nos preguntaba sobre lo que sea que quisiera saber y nosotros hacíamos lo propio. Era una reunión donde todos tenían permiso de decir o preguntar cualquier cosa. Era excelente.”
Josh usaba estas reuniones para descubrir cómo estaba funcionando su equipo, cómo estaban avanzando los proyectos y qué apoyo y recursos necesitaban. Él planteaba preguntas abiertas: ¿Qué consideran que necesito saber? ¿Dónde están teniendo dificultades? ¿De qué están orgullosos? El único requisito era honestidad y sinceridad.
Mejores reuniones requieren respeto mutuo e inclusión. Vos podés aumentar la franqueza y la calidad de tus reuniones al enfocarte en dos áreas: ser abierto, dar permiso y crear un ambiente de seguridad.
Permiso
El permiso para decir o preguntar cualquier cosa es invaluable. Nos permite expresarnos plenamente, y hablar sobre temas cada vez que lo necesitamos.
En tus reuniones, hablá desde el inicio acerca del permiso. ¿Qué permiso necesitás recibir del grupo, de forma que vos puedas dirigir la reunión en forma efectiva? ¿Qué permiso necesita el grupo de vos para participar exitosamente?
Como líder, pide a tu equipo permiso para:
- Regresar a su cauce la conversación cuando esta se divague
- Llamar a las personas que no han hablado
- Controla a las personas si dominan la conversación
- Hacer preguntas para clarificar cuando necesite que alguien elabore su argumento
Recuérdate a tu equipo que ellos tienen permiso para:
- Hacer preguntas en cualquier momento;
- Invitar a sus colegas a la conversación, si es que no han hablado;
- Pedir que se dedique tiempo extra a un tema;
- Expresar preocupaciones que no hayan sido plenamente atendidas
Seguridad
Cuando las personas sienten que serán escuchadas y respetadas, es más probable que hablen. Para crear seguridad psicológica durante una reunión:
- Al inicio pide al grupo que le brinden su completa atención a cada participante
- Permití a cada persona tomarse su tiempo y completar sus pensamientos
- Compartí lo que es valioso respecto a la pregunta o comentario de alguien
- Usá los nombres de las personas y hace referencia a sus comentarios previos
- Mientras la reunión llega a su fin, sintetiza lo que se aprendió
- Explicá como usarás esas perspectivas y también pedíle sugerencias a tu equipo
Después de la reunión, dale seguimiento a:
- Completar las acciones en las fechas que definió
- No compartir la conversación sin permiso
- Asegurarte que los comentarios de las personas sean atendidos en forma satisfactoria
Las personas no sólo quieren pertenecer, también quieren contribuir. Al aplicar estos principios, vos podés dar a los miembros de tu equipo la oportunidad de hacerlo. Tu equipo quizás incluso comience a anhelar las reuniones -y tal vez voz comenzarás a anhelar el dirigirlas.
Paul Axtell es el autor de "Meetings Matter".
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