Todos hemos estado atrapados en una mala reunión. Llegás a tiempo solo para que la reunión comience 10 minutos tarde. ¿La agenda? Poco clara. ¿La persona a cargo? También. Nada está decidido y la reunión termina, mientras lamentás en silencio la hora perdida. Hay una mejor manera. Acá te pasamos las tres estrategias que necesitás ya mismo:
- ESTABLECER LA AGENDA: puede parecer un requisito obvio, pero muchas reuniones comienzan sin un claro sentido de propósito. La agenda se puede resumir en una hoja impresa, escribirse en una pizarra o discutirse explícitamente desde el principio, pero todos deben saber por qué se han reunido y qué se supone que deben lograr.
"Si no tengo una agenda frente a mí, me voy", dice Annette Catino, directora ejecutiva de QualCare Alliance Network. "Si no sé por qué estamos en la reunión y vos tampoco, entonces no hay razón para una reunión". - COMENZÁ A TIEMPO / TERMINÁ A TIEMPO: Al establecer las reglas informales de una organización, los empleados responden a la persona que se encuentra en la oficina de la esquina. Si esa persona quiere que las reuniones comiencen a tiempo, las reuniones comenzarán a tiempo.
"Si la reunión es a las 8, no llegues a las 8:01, llegá a las 8, porque la reunión va a comenzar a las 8", dice Terry Lundgren, el presidente de Macy's.
Tan importante como comenzar a tiempo es terminar a tiempo. Un tiempo final definitivo va a ayudar a garantizar que se cumpla con lo que está en su agenda y que las personas regresen a su trabajo rápidamente. - TERMINÁ CON UN PLAN DE ACCIÓN: dejá los últimos minutos de cada reunión para discutir los próximos pasos. Esta discusión debe incluir decidir quién es responsable de qué y cuáles son los plazos. De lo contrario, todo el tiempo de la reunión va a ser en vano.
A Shellye Archambeau, directora ejecutiva de MetricStream, una firma que ayuda a las compañías a cumplir con los estándares de cumplimiento, le gusta terminar sus reuniones preguntando: "¿Quién tiene la pelota?"
"Cuando estás jugando un deporte y te tiran la pelota, la tenés vos y ahora tenés el control de lo que sucede a continuación", dice. "Es tuyo. Se convierte en un concepto muy visible para asegurarse de que realmente hay propiedad para asegurar que las cosas se hagan ".
© 2019 The New York Times
