Desde despedidas de solteros hasta reuniones familiares, los viajes en grupo son oportunidades para explorar el mundo con las personas que amas. También presentan la posibilidad de crear problemas, ya que las finanzas de planificación, toma de decisiones y clasificación se unen en un gruñido aparentemente interminable y posiblemente decepcionante. Pero no tienen por qué serlo. Hemos reunido consejos, trucos y herramientas para ayudarte a planificar tu próxima escapada en grupo, con la esperanza de que todos puedan concentrarse en la diversión, no en la logística.
Entendé la dinámica de tu grupo
El primer paso para planificar un viaje exitoso: asegurarte de que los viajeros se lleven bien juntos. “¿Es un grupo de amigos o un par de familias que viajan juntas? ¿Es un viaje multigeneracional con un rango de edad grande? ”, dice Kate Doty, directora general de acceso principal de la compañía de viajes de aventura, Geographic Expeditions (GeoEx). "Todos estos factores entran en juego con el nivel de actividad, las zonas de confort y el alojamiento".
Entender los roles individuales dentro del grupo también es importante. "Habrá alguien en el grupo que será el líder natural", dice Doty. "Sé sincero sobre esto. Encontrá oportunidades para hablar sobre estos temas con humor y ligereza ".
La dinámica de grupo puede jugar un papel importante en la determinación de dónde alojarse. Las familias pueden preferir la facilidad y las instalaciones de un hotel o resort. Grandes grupos de amigos pueden optar por buscar en sitios de alquiler de viviendas como VRBO y Airbnb. Ali Killam, experto en tendencias de consumo de Airbnb, recomienda crear una lista de deseos compartida e invitar a los miembros del grupo a agregar listas y votar sobre favoritos.
"Determiná qué es lo más importante para el grupo cuando se trata de alojamientos: una pileta, una gran cocina, la proximidad a la ciudad, la playa, y filtrá la búsqueda en consecuencia", dice.
Las aplicaciones compartidas son vitales
Una vez que hayas decidido sobre el grupo, averiguá cuándo todos están disponibles. Doodle permite a los usuarios crear una encuesta en línea de posibles fechas de viaje y luego votar sobre las opciones preferidas. Google Sheets —probado y verdadero— es una forma decente de organizar opciones para destinos, alojamiento y más en una hoja de cálculo y realizar un seguimiento de cuándo y cómo viajarán las personas.
Katrina Kagan, la socia de asociaciones y mercadotecnia en la newsletter semanal Girls 'Night In es la planificadora designada en su grupo de amigos, que intentan realizar viajes en grupo al menos una vez al año. Ella creó una hoja de cálculo de planificación de viajes que recopila detalles de viajes, gastos, comidas y más para el propósito; sus colegas estaban tan impresionadas que lo compartieron con los 150,000 suscriptores de la newsletter.
"Si sos un planificador, como yo, esta hoja de cálculo es una manera de organizarse lo suficiente como para que sentirse personalmente a gusto durante su viaje. ¿Por qué no tomar media hora antes para organizarse?", dice. "Si no sos un planificador natural y estás tratando de asumir ese rol, este puede ser un punto de partida".
Más allá de la hoja de cálculo, TripIt es una aplicación de creación de itinerarios que te permite recopilar detalles de vuelos, hoteles, alquileres de autos y más en un itinerario maestro: la función Inner Circle de la aplicación te permite compartir tu itinerario con otros miembros de tu grupo.
Otras formas de comunicarse, más allá de las cadenas de correo electrónico difíciles de manejar: configurá un grupo privado de Facebook o WhatsApp para enviar mensajes tanto al planificar como al viajar. Google Docs crea un repositorio compartido de eventos, sugerencias y otra información vital. Y, si planeas usar Instagram en tus viajes, un divertido hashtag grupal es una buena manera de mantener un registro de los recuerdos.
Calculá las finanzas
El seguimiento de los gastos se puede realizar a través de una hoja de cálculo, pero aún requiere una buena cantidad de trabajo para repartir correctamente las acciones y determinar quién debe qué. Splittr y Splitwise son aplicaciones gratuitas populares para el seguimiento, prorrateado y, en última instancia, los gastos, disponibles sin conexión y en múltiples monedas.
“Viajaba mucho con amigos y fui yo quien hizo la hoja de cálculo después del viaje. Pensé: '¡Esto debería ser más fácil!' ", dice el fundador y desarrollador de Splittr, Raphael Wichmann.
Splitwise se creó originalmente con los compañeros de habitación en mente, pero se traduce en el espacio de viaje; también se integra directamente con la aplicación de pago Venmo, lo que le permite realizar pagos y recibir dinero directamente.
"Estamos buscando ayudar a reducir el estrés y la incomodidad cuando se trata de finanzas", dice Jon Bittner, el director ejecutivo de Splitwise. Bittner sugiere crear un grupo tan pronto como se haya reservado el primer gran gasto, como una casa o habitaciones de hotel, y continuar agregando gastos a medida que avanza.
¿Buscás invitar a tus amigos o familiares a viajes gratis durante tu viaje? Uber Events te permite configurar un código para cubrir el transporte de tu tripulación, con opciones para personalizar la ventana de tiempo, la ubicación y el radio de recolección (nos gusta especialmente esta opción para bodas y reuniones familiares).
Conseguir ofertas de grupo
Investigar ofertas de grupo puede llevar un poco de tiempo, pero la investigación puede ahorrarte dinero.
Brian Kelly, de The Points Guy, hizo una carrera entendiendo las complejidades de los programas de lealtad de las aerolíneas y las tarjetas de crédito. En su sitio, publicó un artículo gratuito, la "Guía definitiva de puntos, agrupación y uso compartido", para la aplicación de millas de aerolíneas y puntos de tarjetas de crédito a viajes grupales.
Para empezar, advierte sobre la transferencia de puntos y sugiere, en cambio, combinarlos.
"Las aerolíneas generalmente te cobran un centavo por punto o milla para transferir, lo que niega el valor", dice. También sugiere que se podrían obtener ahorros al “mirar su viaje en términos de ida en lugar de viajes de ida y vuelta, y verlo en función de la disponibilidad”.
Algunas líneas aéreas nacionales ofrecen beneficios para grupos que reservan juntos, como tarifas con descuento y opciones flexibles de emisión de boletos (mientras que existen otras aplicaciones y servicios para reservar vuelos de grupo, encontramos que no estaban optimizados ni bien revisados).
¿En duda? Dejáselo a los profesionales
Kelly puede ser un experto en puntos, pero decidió usar un agente de viajes para un reciente viaje de grupo a Islandia.
"La cantidad de opciones a la hora de planificar un viaje puede ser abrumadora", dice. Y cuando uno de sus amigos dejó una valija en el aeropuerto, la compañía de viajes pudo entregarla al grupo.
No siendo responsable, dice, "se sintieron como unas vacaciones de verdad".
Otros están tomando decisiones similares: el retorno a los agentes de viajes y asesores está en aumento. Un informe reciente de la agencia de marketing global de MMGY señaló que un número creciente de millennials, especialmente familias milenarias, planeaba usar agentes de viajes para la planificación de viajes durante 2018 y 2019.
Cece Drummond, el director gerente de destinos y experiencias de Virtuoso, una red global de asesores de viajes, señaló que el tratamiento VIP, el mejor valor y los beneficios gratuitos son algunos beneficios del uso de las agencias de viajes.
"Uno se puede frustrar fácilmente porque hay demasiada información disponible", dice. "Nuestros asesores pueden ayudar a clasificar y tamizar eso".
© 2019 The New York Times
